【診療報酬改定のマスタメンテ対策】ExcelでIDの先頭文字「0」が消える？！それならテキストからデータ取得で簡単解決！
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- 4月11日
- 読了時間: 4分
更新日：4月15日
毎年4月に多い作業、それはシステムマスタのメンテナンスです。
マスタの情報を管理する上で、Excelは非常に便利なツールですよね。しかし、CSV形式の患者マスタや検査マスタなどを開いた際、「あれ？IDの先頭の『0』が消えてる！」といった経験はありませんか？
例えば、012345 という患者IDが、Excelで開くと 12345 と表示されてしまう。これでは、正確な患者管理が難しくなってしまいますし、データ照合にも手間がかかってしまいます。
「毎回手動で修正するのは面倒…」「そもそも、なんで勝手に変わっちゃうの？」そう思われる方も多いのではないでしょうか。
Excelを使う以上、それは宿命と諦めることなかれ。
ご安心ください！Excelの「テキストまたはCSVから」データを取得すれば、この問題を簡単に解決できるのです。
今回は、マスタをメンテナンスしている皆様に向けて、テキストからデータを取得する方法を活用して0始まりのIDを正確に表示させる方法を、解説いたします。
なぜExcelは勝手に「0」を消してしまうのか？
Excelは、CSVファイルなどのテキストデータを読み込む際、自動的にデータの種類を判別しようとします。0から始まる数字の羅列は、Excelにとって「数値」として認識されやすく、数値の先頭にある不要な「0」は自動的に削除されて表示されてしまうのです。
これは、Excelが数値計算を主な目的としたソフトウェアであるため、このような仕様になっています。
しかし、患者IDやJANコード、電話番号など、数値として扱わず文字列として正確に保持したいデータも多く存在します。
テキストまたはCSVからデータを取得するとは？
Excelには、テキストファイルやCSVファイルをExcelファイルとして開くのではなく、そのままの形式で取り込むことができるようになっています。「この列は数値ではなく文字列として読み込んでほしい！」という指示を事前に行うことができるため、0始まりのコードもそのままの形式でExcelに取り込むことができるのです。
「0」が消えないCSVファイルの開き方
それでは、実際に0始まりのIDを含むCSVファイルをExcelで開く手順を、画像付きで解説していきます。
ステップ1：Excelを起動し、「データ」タブを開く
まずはExcelを起動し、画面上部にある「データ」タブをクリックします。
ステップ2：「データの取得と変換」グループから「テキスト/CSVから」を選択
「データ」タブの中に、「データの取得」というグループがあります。その中にある「テキスト/CSVから」というボタンをクリックします。もしくは、単純に「テキストまたはCSVから」というボタンをクリックします。
ステップ3：開きたいCSVファイルを選択し、「インポート」をクリック
ファイル選択のダイアログボックスが表示されますので、開きたいCSVファイルを選択し、「インポート」ボタンをクリックします。
ステップ4：データ取込み画面
「開きたいCSVファイル名.csv」という画面が表示されます。
元のファイル: 通常は「932:日本語（シフトJIS）」が選択されているはずです。もし文字化けしている場合は、「65001:Unicode（UTF-8）」を選択してください。
区切り記号: CSVファイルの場合は「コンマ」を選択してください。
データ型検出: 「最初の200行に基づく」になっている場合は、「データ型を検出しない」を選択してください。
内容を確認したら、「データの変換」ボタンをクリックします。
これで完了です！
テキストファイルウィザードで「文字列」としてデータ形式を指定した列は、0始まりのIDもそのままの形式でExcelに表示されるはずです。
テキストまたはCSVからデータを取得を使うメリット
正確なデータ保持: 0始まりのコードが削除されることなく、正確な情報を保持できます。
ミスの防止: 手動での修正作業が減るため、入力ミスや変換ミスを防ぐことができます。
その他の注意点
既存のExcelファイルへの適用: すでにExcelで開いて編集してしまったファイルに対して、テキストファイルウィザードを後から適用することはできません。必ずCSVファイルを開く際に使用してください。
大量のデータ: 大量のデータを扱う場合は、取込み処理に時間がかかる場合があります。
まとめ
今回は、ExcelでCSVファイルを開く際に、0始まりの患者IDが消えてしまう問題を解決する「テキストまたはCSVからデータを取得」する方法を解説しました。
医療事務や医療情報担当者の皆様にとって、患者IDなどの正確な管理は非常に重要です。データ取込みを活用することで、データ入力の手間を減らし、正確な情報管理を実現することができます。
ぜひこの機会に、データ取込みをマスターして、日々の業務効率化にお役立てください。
今回もお読みいただきありがとうございました。
もしMEGTARでお役にたてることがあれば、どうぞお気軽にお問い合わせください。
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